فازهاي انجام پروژه كدامند ؟

رويكرد انجام پروژه به پنج فاز تقسيم مي‌شود . در اين گام به بيان خلاصه‌اي از اين مراحل خواهيم پرداخت :

 

فاز اول : آغازپروژه

فاز آغازين پروژه ، بر چگونگي پيدايش ديد نسبت به پروژه و تعيين اهداف تاكيد دارد . در اين فاز ، برخي عناصر كليدي مجزا گردهم ‌آمده ، هسته‌ اوليه‌ تيم ‌پروژه را ، براي آغاز فاز دوم تشكيل‌ مي‌دهند . مراحل عمده‌ اين فاز عبارتند از :

Ø     تشخيص اينكه يك پروژه بايد انجام‌شود .

Ø     تخمين اينكه پروژه چه‌چيز را بايد ارائه‌دهد .

Ø     تعريف اهداف ‌كلي پروژه .

Ø     تعيين انتظارات كلي مشتريان ، مديريت و ساير افراد مهم‌ درگير .

Ø     تعيين محدوده‌ كلي پروژه .

Ø     انتخاب اعضاي اوليه‌ تيم‌پروژه .

 

فاز دوم : برنامه‌ريزي

فاز برنامه‌ريزي‌پروژه شامل تعيين منابع ‌لازم براي انجام پروژه ، برنامه‌ريزي ، زمانبندي و تهيه‌ بودجه‌ پروژه است . از فعاليت‌هاي مهم اين فاز تبديل اهداف به فعاليت‌هاي ملموس و تشكيل گروه‌هاي كاري براي انجام اين فعاليت‌هاست . مراحل عمده‌ اين فاز عبارتند از :

Ø     پالايش محدوده‌ پروژه ، به‌معناي برقراري تعادل بين سه ‌عامل نتيجه (كيفيت) ، زمان و منابع (هزينه) .

Ø     تهيه‌ فهرست فعاليت‌هايي كه براي دست‌يابي به اهداف پروژه لازم‌الاجرا مي‌باشند .

Ø     تعيين بهترين ‌شكل توالي فعاليتها .

Ø     تهيه‌ يك برنامه و بودجه‌ كارا جهت تخصيص منابع به فعاليتها .

Ø     گرفتن تاييديه‌هاي لازم براي برنامه‌ پروژه .

 

فاز سوم : اجرا

فاز اجراي پروژه شامل فعاليت‌هاي هماهنگ‌سازي و راهبري تيم ‌پروژه به‌سوي انجام موثر فعاليت‌هاي پروژه ، مطابق برنامه‌ به‌دست‌آمده در فاز پيشين است . در اين بخش ، بر روي انجام درست كار توسط منابع تاكيد مي‌گردد . برخي فعاليت‌هاي مهم اين فاز عبارتند از:

Ø     رهبري تيم ‌پروژه .

Ø     برگزاري جلسات با اعضاء تيم .

Ø     ارتباط با افراد مهم درگير .

Ø     حل‌وفصل مناقشات و درگيري‌هايي كه در طول اجراي پروژه پديد مي‌آيند .

Ø     تامين منابع ‌موردنياز (پول ، نيروي‌انساني ، تجهيزات) براي اجراي درست برنامه‌ پروژه .

 

فاز چهارم : هدايت و كنترل

فاز كنترل ، مرحله‌ايست كه در آن بر چگونگي انجام پروژه نظارت ‌مي‌شود . در واقع اين فاز و فاز قبل همزماني‌هايي دارند و كل فازهاي دوم تا چهارم تشكيل يك چرخه مي‌دهند . در اين مرحله به اندازه‌گيري ميزان دست‌يابي به اهداف تعيين‌شده پرداخته ، فرمانهايي براي منطبق‌كردن مجدداجرا بر برنامه و حذف مغايرت‌هايي كه بر نتايج پروژه و زمان تحويل يا كيفيت آنها اثر دارد ،‌ صادر مي‌شوند . تاكيد اين فاز بر روي چگونگي برخورد موثر مدير با تاخيرات ناخواسته ،‌ تخطي از سقف بودجه يا تغيير محدوده‌ پروژه است . در اين فاز است كه مدير بايد بهترين گزينهرا براي حل مشكلات پروژه انتخاب ‌كند . مراحل اين فاز عبارتند از :

Ø     نظارت بر اجرا و گزارش اختلاف‌ها با برنامه .

Ø     اتخاذ تصميمات اصلاحي براي منطبق ‌كردن اجرا با برنامه .

Ø  دريافت ، ارزش‌گذاري و تصميم درباره‌ تغييرات ‌پروژه كه ازسوي افراد مهم ‌درگير يا اعضاي تيم‌ پروژه پيشنهاد مي‌شوند .

Ø     برنامه‌ريزي مجدد پروژه در صورت نياز .

Ø     تطبيق سطوح منابع در صورت‌ نياز .

Ø     اصلاح محدوده‌ پروژه .

Ø     بازگشت به برنامه براي تطبيق نتايج و اهداف و گرفتن تاييديه‌هاي لازم .

 

فاز پنجم : بستن پروژه

آخرين فاز پروژه ، بستن پروژه است ؛ زماني كه بازتاب همه‌ فعاليت‌ها و تلاش‌هاي انجام‌شده را مي‌توان ‌ديد . بي‌شك مهم‌ترين فاز پروژه ، بستن آن است و هنر مدير در اتمام موفقيت‌آميز پروژه است . اغلب پايان پروژه با تمام‌ شدن بودجه و مناقشات پيمانكار و كارفرما همراه ‌است . گرفتنتاييديه‌ قبول نتايج پاياني پروژه ، مهمترين فعاليت اين فاز است ؛ مراحل فاز بستن پروژه :

Ø     كسب و مستند كردن نتايج و دانش .

Ø     بازبيني روند اجراي پروژه و نتايج با تيم‌ پروژه و افراد مهم ‌درگير .

Ø     توقف‌ عمليات اجرايي و انحلال تيم‌ پروژه .

Ø     بازبيني تجربيات پروژه .

Ø     نوشتن گزارش نهايي پروژه .

 

لازم به ذكر است فازهاي دو تا چهار يعني‌ برنامه‌ريزي ، اجرا و كنترل در يك‌ چرخه قرار دارند ؛ اين به ‌دليل ماهيت وابستگي دروني اين فازها به‌ يكديگر است . مثلا گاهي لازم ‌است تا برنامه‌ پروژه با توجه به تجربيات بدست‌آمده در حين اجرا ، يا بواسطه‌ تغييرات پديدآمده در طول پروژه ، اصلاح‌ شود و نتايج اصلاح مجددا براي اجرا ارسال‌ گردد .